Распределение ответственного в задачах

Когда пригодится

• Менеджер заболел или ушёл в отпуск, а у него на сегодня двадцать звонков. Правило в 8 утра раздаст их тем, кто на смене.
• Отдел работает «2 через 2». Каждое утро нужно делить открытые задачи между сегодняшней сменой.
• Задачи разбирают дежурные, и делить их надо поровну.

Когда запускать

Правило работает только по расписанию: в заданное время кабинет берёт сделки и раздаёт их задачи. Время считается по часовому поясу вашей amoCRM.

• Каждый день в заданное время.
• По дням недели: например, по будням в 08:00.
• Раз в месяц: в выбранное число. Если в месяце такого числа нет, правило сработает в последний день месяца.
• N дней через M: например, «2 через 2» с выбранной даты. Правило запускается два дня подряд, потом два дня пропускает. До даты начала запусков нет.

Если сервис был недоступен в момент запуска, кабинет догонит пропущенный запуск в течение 6 часов. Позже запуск пропускается, а в строке «Последний» появится причина.

Какие задачи раздавать

Сначала выберите этапы сделок и при желании условия по сделке, как в правилах автоматизации. Правило возьмёт все подходящие сделки на момент запуска и их незакрытые задачи.

«Типы задач»:

• Все открытые задачи сделки;
• Только выбранных типов: например, только «Звонок». Остальные задачи останутся у своих ответственных.

Лучше сузить до нужных типов. Иначе вместе со звонками уйдут и встречи, которые клиент назначал конкретному менеджеру.

Кому достаются задачи

«Кто участвует»:

• По списку: только те, кого вы перечислите. График не учитывается.
• У кого сегодня рабочий день: все, у кого сегодня смена по рабочему графику, даже если она ещё не началась. Запуск в 04:00 увидит смену с 09:00. Выходные и отпуск по календарю в раздачу не попадают.
• По дежурству: те, кто включён в разделе «Дежурство».

При графике и дежурстве пустой список участников значит «участвуют все». Если список заполнен, задачи получат только люди из списка, и только если сегодня они работают или дежурят.

«Как делим задачи между ними»:

• Поровну: 7 задач на троих разойдутся как 3, 2 и 2.
• По процентам: у каждого своя доля, в сумме 100 %. Работает при любом способе выбора участников. Кто сегодня не получает задачи, тот выпадает, а его доля делится между остальными в той же пропорции. Доля 0 оставляет человека в списке, но задачи идут мимо него.

Что меняется в amoCRM

• Меняется только ответственный задачи. Ответственный сделки остаётся прежним.
• Если задача уже у того, кто сегодня участвует в раздаче, её не трогают, но засчитывают ему в долю. Перекидываются только задачи остальных, и пропорция в итоге сохраняется.
• В сделку пишется системное примечание от crmPULT: какая задача, с кого и на кого ушла. Текст самой задачи в примечание не попадает.

Под настройками панель «Кто сегодня получает задачи» показывает, кому правило отдаст задачи прямо сейчас.

Если отдать некому

Если сегодня никто не работает по графику и никто не дежурит, задачи остаются у прежних ответственных. В журнале появится «Пропущено: некому отдать задачи».

Журнал и тестовый режим

В журнале по каждой сделке видно, какая задача кому ушла: «задача № 123 → Анна». Задачи, оставленные у работающих, и задачи, которые amoCRM отказалась менять, перечислены там же.

Новое правило лучше сначала включить в тестовом режиме. Журнал покажет, кому ушла бы каждая задача, а в amoCRM ничего не изменится.